ПВНЗ «МАЕМ»

Наказ від 26.11.2020 № 94-Од

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

• Відділ з роботи з іноземцями та особами без громадянства (далі – Відділ) є структурним підрозділом ПВНЗ «МАЕМ» (далі – Академія).
• Відділ очолює начальник відділу, який безпосередньо підпорядкований ректору Академії га проректору з організаційно-правових питань. Начальник відділу призначається на посаду наказом ректора Академії за поданням проректора з організаційно – правових питань.
• Заступник начальника відділу, старший інспектор відділу та інспектор відділу призначаються наказом ректора Академії за поданням начальника відділу та за погодженням проректора з організаційно-правових питань.

• В своїй діяльності працівники відділу керуються: Конституцією України, Законами України: “Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства”, “Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні“, “Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України”, “Про вищу освіту”, “Про біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту”, Постановами Кабінету Міністрів України, наказами та розпорядженнями Міністерства освіти і науки України (далі – МОН), Міністерства охорони здоров’я України (далі – МОЗ), Статутом Академії, Положенням про відділ, Інструкцією щодо організації набору на навчання (стажування) іноземців та осіб без громадянства, Порядку видачі іноземцям та особам без громадянства запрошень на навчання в Академії та їх реєстрації та іншими нормативними і піднормативними актами діючого законодавства України.

2. ЗАВДАННЯ ВІДДІЛУ

• Забезпечення та здійснення роботи Відділу відповідно до діючого законодавства України та статутних вимог Академії, розроблених з метою започаткування та провадження освітньої діяльності для іноземців та осіб без громадянства за умови дотримання вимог, передбачених ліцензійними умовами.
• Здійснення оформлення документів іноземців та осіб без громадянства, які вступають на навчання до Академії (комплектування документів для оформлення посвідок на тимчасове проживання в Україні і подача їх до Державної міграційної служби України (далі – ДМС)), супровід поданих документів, контроль за отриманням посвідок іноземцями та особами без громадянства.
• Здійснення організації заходів щодо законності перебування іноземних громадян на території України на законних підставах (реєстрація за місцем проживання, оформлення та обмін посвідок на тимчасове проживання в Україні, постановка на облік іноземних студентів, які поновлені або переведені на навчання в Академії з інших навчальних закладів України).

• Здійснення контролю за своєчасною реєстрацією, зняттям з реєстрації місця проживання та скасуванням посвідок на тимчасове проживання іноземців та осіб без громадянства – студентів та слухачів Академії. Своєчасне реагування на будь-які порушення вимог перебування та поведінки іноземців та осіб без громадянства-студентів та слухачів Академії на території України та виконання Правил внутрішнього розпорядку Академії.

• Здійснення належної співпраці з посольствами, консульствами та представництвами іноземних країн щодо навчання і перебування іноземців та осіб без громадянства, які навчаються в Академії.
• Здійснення співпраці з суб’єктами      господарювання згідно     з укладеними договорами з Академією та відповідно до діючого законодавства України, що стосується набору іноземців та осіб без громадянства на навчання до вищих навчальних закладів на території України.

• Сприяння розвитку міжнародних зв’язків через структури держав в.т.ч. іноземних (через      посольства, консульства, представництва), суб‘єктів господарювання, самих студентів-іноземців та осіб без громадянства.

3. ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ

Функції відділу є невід’ємною частиною виконання посадових інструкцій працівниками відділу, а саме:

• Оформлення та видача запрошень на навчання іноземцям та особам без громадянства:
• прийняття та реєстрація заяви від фізичної або юридичної особи на оформлення запрошення іноземця або особи без громадянства на навчання в Академії;
• формування реєстру іноземців та осіб без громадянства та передача анкет кандидатів на навчання в Академії до відбіркової комісії (якщо інше не передбачено діючим законодавством або внутрішніми розпорядчими документами Академії). Порядок роботи відбіркової комісії встановлюється приймальною комісією Академії на підставі відповідного наказу по Академії;

• здійснення заходів підготовки та передачі до УДЦМО заповнених в електронній формі запрошень разом з копіями документів на підставі протоколу приймальної комісії;
• здійснення контролю за отриманням від УДЦМО електронної версії зареєстрованого запрошення та подальшим друком і видачею бланків запрошень;
• забезпечення заключения договорів про отримання фізичною чи юридичною особою запрошень на навчання на підставі рішення Вченої ради Академії та введення його в дію наказом ректора Академії, їх реєстрації, оплати та контроль за їх виконанням;
• інформування органу охорони державного кордону щодо прибуття запрошеного абітурієнта-іноземця чи особи без громадянства в Україну (дата прибуття, № рейсу, відомості про представника Академії, який буде зустрічати іноземця в аеропорту );
• організація зустрічі абітурієнтів-іноземців та осіб без громадянства в аеропорту визначеною уповноваженою особою Академії, забезпечення їх розміщення та проживання.
• ознайомлення іноземців та осіб без громадянства з Правилами внутрішнього розпорядку (під підпис) та Положеннями про перебування іноземців та осіб без громадянства на території України під час навчання.
• проведення контролю з питань додержання іноземцями та особами без громадянства правил проживання та переміщення по території України.
• Здійснення перевірки документів, що посвідчують дані іноземців та осіб без громадянства, а саме:
• наявність перекладу паспортного документу іноземця або документу, що посвідчує особу без громадянства українською мовою з нотаріальним засвідченням перекладу;
• термін дії паспортного документу іноземця або документу, що посвідчує особу без громадянства;
• термін дії візи в паспортному документі іноземця.
• Організація заходів по оформленню та комплектуванню справи на студента для подання до ДМС:
• встановлення наявності паспортного документу іноземця або документу, що посвідчує особу без громадянства;
• встановлення наявності дійсного полісу медичного страхування, а разі відсутності, надання практичної допомоги по його укладанню.

• наявність 6-ти фотокарток розміром 3,5^х4,5 см.;
• заповнення співробітником відділу облікової картки на іноземця або особи без громадянства, відповідно до встановленого органами ДМС зразку;
• встановлення наявності ксерокопії наказу про зарахування на іноземця або особи без громадянства;
• підготовка листа – клопотання від Академії на ім’я керівника територіального органу/територіального підрозділу ДМС з проханням оформити посвідку на тимчасове проживання в Україні (здійснити обмін посвідки, поставити на облік та і.) іноземця або особу без громадянства.
• Здійснення своєчасного забезпечення подання документів до територіальних органів чи підрозділів ДМС України для оформлення або обміну, зарахованим на навчання іноземцям та особам без громадянства в установленому законодавством порядку, посвідок на тимчасове проживання в Україні на період навчання:

• подання документів для оформлення посвідки здійснюється не пізніше ніж за 15 робочих днів до закінчення встановленого строку перебування в Україні (термін дії візи).

У разі виникнення обставин (втрата або викрадення посвідки) подання документів на її обмін здійснюється протягом одного місяця з дати оформлення заяви щодо виникнення таких обставин.

У випадку зміни прізвища та (або) власного імені чи по батькові, встановленням інших розбіжностей у записах паспортного документу іноземця або документі, що посвідчує особу без громадянства, подання документів для обміну посвідки здійснюється не пізніше ніж через місяць після отримання нового паспортного документу або документу, що посвідчує особу без громадянства.

• організація забезпечення своєчасної присутності студентів в ДМС для отримання посвідки.
• організація ксерокопіювання посвідок для зберігання їх в особових справах.
• забезпечення своєчасного попередження студента та його контрактера про терміни реєстрації за місцем проживання.
• здійснення контролю за своєчасною (протягом ЗО днів після отримання посвідки) реєстрацією за місцем проживання в Центрах по наданню адміністративних послуг в районних державних адміністраціях м. Києва та Київської області та відповідна взаємодія по недопущенню порушень.

• Забезпечення здійснення постановки на облік іноземців та осіб без громадянства – студентів Академії, які зараховані на навчання та які поновлені або переведені з інших навчальних закладів України:

• підготовка листа-клопотання з відповідним пакетом документів від Академії на ім’я керівника територіального органу/територіального підрозділу ДМС щодо постановки на облік іноземця або особи без громадянства.
• Організація заходів по зняттю з обліку іноземців та осіб без громадянства, які відраховані з Академії:
• оформлення листа Академії до ДМС з повідомленням про відрахування іноземця або особи без громадянства протягом 10 днів з дати відрахування.
• контроль за зняттям іноземців з реєстрації місця проживання.
• Виконання дій по скасуванню посвідок на тимчасове проживання в Україні, у разі відрахування іноземців та осіб без громадянства, а саме:
• здійснення оформлення вмотивованого клопотання Академії до ДМС про скасування посвідок на тимчасове проживання в Україні у зв’язку з відрахуванням іноземців та осіб без громадянства;
• витребування посвідки іноземця або особи без громадянства з метою подачі її до органів ДМС з подальшим її анулюванням.
• надання копії рішення про скасування посвідки видається територіальним органом/територіальним підрозділом ДМС, який прийняв таке рішення, іноземцеві або особі без громадянства під підпис, або надсилається такій особі і приймаючій стороні рекомендованим листом (не пізніше ніж через п’ять робочих днів з дня його прийняття).
• Щомісячне звітування про контингент іноземців та осіб без громадянства – студентів Академії до органів ДМС.

4. ПРЕДСТАВЛЕННЯ ІНТЕРЕСІВ АКАДЕМІЇ

• За дорученням керівництва Академії працівники відділу можуть:
• представляти інтереси Академії в організаціях та установах при розгляді питань компетенції відділу;
• здійснювати взаємодію з працівниками структурних підрозділів, факультетів, кафедр Академії з метою отримання необхідних документів для своєчасного виконання відповідних завдань Відділу;
• підвищувати кваліфікацію працівників відділу із завдань виконання функціональних обов’язків;
• здійснювати забезпечення необхідного рівня технічного та матеріального оснащення робочих місць співробітників Відділу з метою одержання необхідної ефективності праці. З цією метою приймати міри по матеріально-технічному забезпеченню своєї діяльності;
• вносити пропозиції по необхідному та своєчасному забезпеченню наказами, постановами та положеннями вищих державних органів, наказами, розпорядженнями ректора Академії та іншою організаційно-розпорядчою документацією, пов’язаною з діяльністю відділу.

5. РЕОРГАНІЗАЦІЯ І ЛІКВІДАЦІЯ

Відділ може бути реорганізовано та ліквідовано у відповідності до діючого законодавства України на підставі Статутних вимог Академії.